Ordens de Serviço

A Ordem de Serviço (OS) é o coração do sistema. É nela que se registra cada equipamento ou serviço recebido, seu andamento, peças e serviços aplicados, valores e histórico completo.

Listando ordens de serviço

Acesse o menu Ordens de Serviço para ver a lista. Nela você pode:

Pesquisar por cliente, número da OS, equipamento etc.
Filtrar por situação (status) e garantia.
Ordenar pelas colunas (número, cliente, produto, situação etc.) clicando no título da coluna — os filtros aplicados são preservados.
Filtro avançado: Intervalo de data de entrada, previsão de entrega, marca e produto.
Abrir uma ordem para ver os detalhes

Ao clicar na nova opção dos três (3) pontos ao lado do botão de editar a OS será apresentando o menu de ações rápidas, que irá possibilitar imprimir documentos assim como a nova funcionalidade de clonar OS, para aproveitar informações de uma OS existente no sistema.

Abaixo veja como é o filtro avançado:

Ao clicar no filtro avançada as opções de filtro avançado serão apresentadas! Se for um estabelecimento principal também habilita o filtro por estabelecimento! Observe na imagem acima está listando uma OS de um estabelecimento vinculada a qual poderá ser visualizada pelo estabelecimento principal.

Abrindo uma nova OS

Clique em Nova OS.
Selecione o cliente. Se ele ainda não existe, é possível criá-lo rapidamente sem sair da tela (criação rápida). O endereço de atendimento é preenchido a partir do cadastro do cliente e pode ser ajustado só para aquela OS.
Informe os dados da demanda, conforme o modelo de demanda do estabelecimento (veja Configurações):
- Produto/Equipamento — marca, produto, número de série e data de fabricação;
- Serviço — categorias de serviço solicitadas e a descrição do serviço.
Quando o estabelecimento atende Ambos, o modelo escolhido na última abertura já vem pré-selecionado, evitando repetir a escolha a cada nova OS. A lembrança vale enquanto a aba do navegador estiver aberta e pode ser trocada normalmente.
Informe a data e hora do agendamento e a forma de pagamento conforme necessário. As formas de pagamento são listadas agrupadas por tipo, com o tipo antes da descrição (ex.: PIX - PIX Banco X). Veja Financeiro/Formas de Pagamento.
Defina a situação inicial, a previsão de entrega e se é garantia.
Adicione observações (públicas e privadas) e etiquetas/tags.
Atribua um especialista/técnico responsável (opcional).
Salve para criar a ordem.

Campos obrigatórios configuráveis

Dependendo da configuração do estabelecimento, alguns campos podem ser obrigatórios na abertura:

Campo	Quando exigido
Número de série	Se o estabelecimento exigir número de série
Data de fabricação	Se o estabelecimento exigir data de fabricação
Previsão de entrega	Se o estabelecimento exigir previsão de entrega
CPF/CNPJ do cliente	Se o estabelecimento exigir documento do cliente

Se algum campo obrigatório não for preenchido, o sistema exibe a lista de pendências e não salva a ordem.

Detalhe da OS e ações disponíveis

Ao abrir uma ordem, você acessa todas as ações de gestão dela:

Situação (status)

Altere a situação da OS conforme o andamento (ex.: Aguardando peça, Em reparo, Concluída). Cada mudança fica registrada no histórico. A descrição das situações agora pode ser customizada nas configurações do sistema, assim como pode ser desabilitada situações que o estabelecimento não precisa.

Chamado acompanha a OS. Sendo uma OS gerada por um chamado, a mudança de situação também move o chamado de origem, se aquela situação da OS tiver uma situação de chamado vinculada nas configurações — a alteração entra no histórico do chamado. Situação sem vínculo não mexe no chamado. Veja Configurações e Central de Chamados.

Observações / Notas

Nota pública — visível ao cliente (ex.: no portal e nas impressões).
Nota privada — interna, apenas para a equipe.

Especialista / Técnico

Atribua ou troque o técnico responsável pela ordem.

Datas

Ajuste datas como previsão de entrega e demais marcos da ordem.

Equipamento

Número de série (requer permissão específica)
Marca e produto (requer permissão específica)
Data de fabricação

Serviços

Adicione os serviços realizados, cada um com seu valor. É possível remover um serviço já lançado.

Peças

Adicione as peças utilizadas, com quantidade e valor. Também é possível removê-las.

Baixa de estoque (Novo)

Quando há peça vinculada ao cadastro, o bloco de peças mostra a situação do estoque desta OS: se a baixa já foi feita, quantas unidades saíram e quantas ainda estão no cadastro, com a tabela de Na OS / Baixado / Saldo atual por peça. Saldo negativo aparece em vermelho.

A saída acontece quando a OS chega a uma situação marcada como Baixa estoque nas Configurações.
Acrescentar peça depois da baixa faz sair só a diferença; voltar a situação não estorna; cancelar a OS devolve o que saiu.
Estornar estoque devolve manualmente o que esta OS tirou. Requer a permissão "Editar cadastro de peças".
Peça digitada livremente, sem vínculo com o cadastro, não movimenta estoque.

Veja Suprimentos/Controle Estoque e, com a integração ligada, Integrações/Olist — a movimentação também é informada ao Olist.

Financeiro

Requer permissão financeira. Registre e ajuste os valores da ordem (totais, descontos etc.). Informado a forma de pagamento da ordem de serviço — a lista traz o tipo antes da descrição e as opções agrupadas por tipo. Detalhamento de receitas e despesas da OS de forma rápida e prática, trazendo a margem de ganho da OS.

Com o Financeiro Avançado ligado, a OS que chega a uma situação marcada nas configurações passa a gerar os lançamentos correspondentes — a receita cobrada e as despesas de custo (peças e serviços, comissão e hora técnica por especialista). Editada à mão a despesa da OS, ela passa a informar que o custo foi alterado e aponta para o valor que vale. Veja Financeiro/Lançamentos.

Anexos / Arquivos

Faça upload de arquivos (fotos do equipamento, documentos, comprovantes) vinculados à OS.

Os anexos são exibidos em miniatura, para identificar cada arquivo sem precisar abri-lo:

Imagens (JPG, PNG, GIF, WEBP, entre outras) mostram o próprio arquivo na miniatura.
Demais arquivos mostram um ícone por categoria, com cor própria e a extensão escrita — PDF, documento, planilha, compactado, vídeo e áudio.

Checklist

Vincule um checklist à ordem, preencha os itens e salve. É possível desvincular o checklist se necessário. Veja Checklists.

Chamado vinculado

Quando a OS foi gerada a partir de um chamado da Central de Chamados, um card indica o chamado de origem, com acesso direto a ele. Veja Central de Chamados.

Cancelando uma OS

Além da exclusão — permitida apenas enquanto a OS está na situação inicial —, é possível cancelar a ordem. O motivo do cancelamento é obrigatório e fica registrado junto de quem cancelou e quando, preservando o histórico. A OS cancelada passa para a situação "Cancelado".

A situação "Cancelado" não é escolhida pelo menu. Ela não aparece entre as opções de troca manual da situação: quem a aplica é o botão Cancelar OS, que exige o motivo. E a OS cancelada não muda mais de situação por ali.

OS de chamado: o que fazer com o chamado

Sendo uma OS gerada por um chamado, a caixa de cancelamento traz uma chave para decidir o destino dele:

Desligada (padrão) — só a OS é cancelada e o chamado volta para a fila, na situação "Aberto": outro especialista poderá assumi-lo, e uma nova OS será gerada. Veja Alocação Automática.
Ligada — a OS e o chamado são cancelados. O chamado vai para "Cancelado", a busca automática em andamento é encerrada e ele não volta para a fila.

O chamado já encerrado (concluído ou cancelado) fica como está nos dois casos.

Reabrindo uma OS cancelada

Reservado ao administrador (permissão "Editar dados da empresa e usuários").

Na OS cancelada, o botão Reabrir OS ocupa o lugar do botão de cancelar. Ele devolve a ordem para a situação de entrada e desfaz o registro do cancelamento — a OS volta a ser editável. A passagem pelo cancelamento e pela reabertura continua no histórico da OS e, quando ela veio de um chamado, também no histórico dele.

A reabertura trata apenas da OS: o chamado vinculado fica na situação em que está.

Endereço de atendimento

O endereço mostrado na OS é o do cadastro do cliente, a menos que a OS tenha um endereço próprio — aí a etiqueta "Endereço próprio da OS" aparece ao lado.

Para alterar, clique no lápis ao lado do endereço, na tela da OS: abre uma caixa com os campos do endereço, busca automática por CEP e dois atalhos de preenchimento:

Usar endereço do cliente — traz o endereço do cadastro do cliente;
Copiar endereço do chamado #N — só aparece quando a OS veio de um chamado, e traz o endereço de atendimento dele.

Passando o mouse sobre cada atalho, o endereço que ele vai copiar aparece na dica. O atalho só preenche os campos — a alteração ainda precisa ser salva.

Não é preciso permissão específica — basta a OS estar aberta para edição (OS cancelada ou bloqueada não permite a alteração).

Salvar com o endereço igual ao do cadastro do cliente (ou em branco) faz a OS voltar a seguir o cliente, inclusive se o cadastro dele mudar depois.
Na OS vinda de um chamado, a alteração vale só para a OS — o chamado de origem continua com o endereço do pedido do cliente.

Vindo do chamado: alterar o endereço de atendimento na edição do chamado atualiza também as OS em vigor geradas por ele — é o mesmo atendimento nos dois lugares. OS já cancelada não é alterada. Veja Central de Chamados.

Garantia

Marque a OS como garantia quando o atendimento for coberto. Esse indicador aparece no Painel e nos relatórios.

Histórico de eventos (log)

Toda alteração relevante da ordem (mudança de situação, ajustes etc.) é registrada em um histórico de eventos, permitindo auditoria e acompanhamento de quem fez o quê e quando.

Impressão

A partir da OS é possível gerar documentos para impressão — comprovante de recebimento, orçamento e termo de entrega. Veja Impressão.