Lançamentos

A tela Lançamentos é o controle de receitas e despesas do estabelecimento. A maior parte dos lançamentos entra sozinha: quando a OS chega a uma situação marcada nas configurações, o sistema cria a receita cobrada e as despesas de custo dela; e cada venda do PDV ou pedido faturado lança as suas receitas, já recebidas. Por cima disso o usuário tem controle total — pode incluir, editar e excluir lançamentos à mão.

Recurso adicional Financeiro Avançado. Precisa do Controle Financeiro ligado na aba Financeiro das 12_4 - Parâmetros e da permissão da rotina "Lançamentos": Visualizar consulta as receitas, despesas e faturas; Editar lança, dá baixa, estorna e exclui. Veja 12_1 - Usuários.

Acessando

Menu Financeiro › Lançamentos. A tela tem três abas:

Como os lançamentos das OS são gerados

Nas 12_4 - Parâmetros, aba Financeiro, cada situação da OS pode ser marcada como gera receita e/ou gera despesa. Quando a OS entra numa situação marcada:

• Gera receita — um lançamento em Receitas, com a descrição Cobrança da OS nº, o valor total da OS e a data da mudança de situação (lida do histórico da OS, não a data em que o sistema rodou).
• Gera despesa — os lançamentos de custo em Despesas: um com peças e serviços e, havendo especialista vinculado, um de comissão e um de hora técnica para cada especialista, com ele como favorecido. Sem especialista vinculado, o custo das horas técnicas entra na parcela de peças e serviços.

Regras que valem sempre:

• É um conjunto por OS. Passar por uma segunda situação marcada não lança de novo.
• Parcela que surge depois entra sozinha (Novo). Na OS que já tem despesas lançadas, a parcela que passa a ter valor depois — a comissão que era zero e deixou de ser, o especialista vinculado depois da geração — é criada automaticamente, com a mesma situação e data das parcelas que a OS já tem.
• OS reaberta e corrigida volta a lançar (Novo). Se todas as parcelas de despesa de uma OS zeraram (por exemplo, a OS foi reaberta e os valores foram retirados), elas saem e a OS volta a lançar quando os valores voltarem e ela estiver numa situação que gera despesa. Da mesma forma, a OS que chegou à situação sem custo nenhum não fica travada: corrigida e levada de novo à situação, as despesas são geradas.
• Sair da situação não desfaz o lançamento — o valor já foi constituído. A exceção é a OS cancelada: enquanto não estiver baixado, o lançamento é removido.
• Enquanto não baixado nem editado, o lançamento acompanha a OS: se o valor dela mudar, o valor dele muda junto, e a parcela que zera é removida. Ao dar a baixa ou editar, ele congela.

Ao marcar uma situação nas configurações, as OS que já estão nela também são lançadas, com a data do histórico.

Receitas das vendas — PDV e Pedidos (Novo)

As vendas também entram sozinhas em Receitas:

• Venda no PDV — ao confirmar a venda, entra uma receita por forma de pagamento, já recebida na data da venda, com a descrição Venda PDV #número.
• Pedido — as receitas entram quando o pedido é faturado, uma por forma de pagamento, já recebidas, com a descrição Pedido #número. Pedido em aberto ou só aprovado ainda não lança nada.

Quando a venda é o recebimento de uma OS, ela não cria uma segunda cobrança: a receita da OS que ainda estava em aberto dá lugar às receitas da venda (a descrição traz também o número da OS), e a situação da OS não lança a receita de novo.

Essas receitas pertencem à venda:

• Na listagem, aparecem com o selo PDV ou Pedido, e a descrição leva à venda ou ao pedido.
• Não têm botão de baixa, edição nem exclusão. No lugar, aparece o aviso "Recebido no PDV — cancele pela venda" ou "Recebido no pedido — cancele pelo pedido".
• Para desfazê-las, cancele a venda ou o pedido: as receitas saem junto. Se a venda era de uma OS, a OS volta a ficar a receber, e a receita dela volta conforme a situação em que estiver.

Veja 08_2 - PDV e 08_3 - Pedidos.

A listagem

No topo, três totais do filtro: a receber/a pagar, recebido/pago e o total.

Personalização de colunas (Novo)

No canto do cabeçalho da tabela, o botão Personalização de colunas abre a lista das colunas visíveis. Marque as que quer ver, desmarque as que não usa e clique em Aplicar.

• A escolha é sua — cada usuário monta a própria listagem — e fica guardada para as próximas vezes.
• Receitas e Despesas têm escolhas separadas.
• A Descrição identifica o lançamento e não sai da tela; as colunas Baixa e Ações também ficam sempre, porque é nelas que o lançamento é operado.
• A ordem das colunas é sempre a mesma: você decide o que aparece, não a posição.

Dar a baixa

Na linha em aberto, informe a data e clique em Receber (receita) ou Pagar (despesa). Na linha já baixada, o botão Desfazer volta o lançamento para em aberto.

Lançamento pago dentro de uma fatura não é baixado nem estornado individualmente — o caminho é estornar a fatura. Veja Faturas.

Filtros (Novo formato)

A barra de filtros tem a busca sempre à vista e o botão Filtrar, que abre uma caixa com os demais filtros:

Escolha os filtros e clique em Aplicar filtros. O botão Filtrar passa a mostrar quantos filtros estão aplicados, e cada um aparece como uma etiqueta abaixo da busca — clique no × da etiqueta para tirar só aquele filtro, sem perder os outros. Limpar filtros tira todos de uma vez.

Os filtros ficam no endereço da página: recarregar, voltar e compartilhar o link mantêm a listagem como estava.

Os totais do topo respeitam o filtro inteiro, não apenas a página exibida.

Forma de pagamento do lançamento

Todo lançamento pode registrar por onde o valor entrou ou saiu, escolhida entre as 09_3 - Formas de Pagamento ativas do estabelecimento.

• Na receita gerada pela OS, ela vem da própria OS — é por ela que o cliente paga — e acompanha a OS enquanto o lançamento não for baixado nem editado.
• Nas despesas e nos lançamentos avulsos, é informada no formulário: o custo não sai pela forma com que o cliente pagou.
• Numa despesa paga por fatura, passa a ser a forma da fatura.

Lançamento avulso

O botão Nova Receita / Nova Despesa inclui um lançamento sem vínculo com OS. É o caminho das despesas do estabelecimento que não vêm de OS — aluguel, energia, compra de insumo — e de qualquer receita fora da OS.

O formulário pede descrição, data, valor, forma de pagamento, o favorecido (na despesa, quem recebe o valor: um usuário do estabelecimento ou um nome digitado) ou a origem (na receita, de quem veio o valor) e, se já estiver quitado, a data da baixa.

Editar um lançamento

Todo lançamento pode ser editado, exceto as receitas de venda do PDV e de pedido (veja acima).

Na edição de um lançamento de OS, a OS aparece ao lado do formulário (Novo), só para leitura: cliente, especialista, os serviços e peças com venda e custo, o resumo da venda, o custo (peças, serviços, hora técnica e comissão) e a margem. Assim o acerto é feito olhando o que foi vendido e o que custou, sem trocar de tela; o link Ir para a OS abre a OS completa. Em tela estreita, o quadro da OS desce para baixo do formulário. O que acontece com a OS depende do vínculo configurado na aba Financeiro das 12_4 - Parâmetros:

A despesa é editável nos dois vínculos e sempre como cópia: a OS não tem onde registrar diferença de custo — taxa e desconto mexem no valor cobrado, não no custo. Editada, o valor que vale é o do lançamento, e a OS passa a informar que o custo dela foi alterado. Na linha editada, o valor que a OS calcularia aparece abaixo do lançado, para conferência.

Excluir

A exclusão é definitiva: a OS continua marcada como já lançada e o sistema não gera o lançamento outra vez.

Acerto de valor (despesas)

O acerto soma ou abate um valor sem mexer no que foi apurado. É o caminho do abono combinado por fora, do desconto de uma peça quebrada, de qualquer diferença acertada com o favorecido.

• Valor positivo soma, negativo abate (ex.: -50,00), zero desfaz o acerto.
• O motivo fica gravado ao lado do valor.
• O valor apurado continua de pé: a listagem mostra o total a pagar e, abaixo, a conta (R$ 200,00 − R$ 50,00).
• Diferente de editar o valor, o acerto não congela o lançamento: a base continua acompanhando a OS e o acerto é aplicado por cima.

O que se paga — e o que entra nos totais e na apuração de 08_5 - Comissões — é o valor apurado mais o acerto.

O acerto é informado no formulário de edição da despesa ou, mais rápido, clicando no valor a pagar na tela de 08_5 - Comissões.

Faturas

A fatura é o pagamento agrupado de despesas: o fechamento das comissões de um especialista, um lote quitado na mesma transferência. Em vez de baixar uma a uma, marque várias e pague de uma vez.

Gerando

Nas abas Despesas e na tela de 08_5 - Comissões, cada linha em aberto tem uma caixa de seleção (o cabeçalho marca todas de uma vez). Com algo marcado, uma barra aparece no topo com a quantidade, o total e os campos da fatura:

1. escolha a forma de pagamento;
2. confirme a data do pagamento;
3. informe uma observação, se quiser;
4. clique em Pagar gerando fatura.

A fatura nasce paga: os lançamentos dela ficam baixados com a data e a forma de pagamento da fatura.

Só entra na fatura a despesa em aberto que não esteja em outra fatura. O que não puder ser faturado é simplesmente descartado da seleção, sem derrubar o pagamento dos demais.

A aba Faturas

Lista os pagamentos agrupados com número, data, forma de pagamento, favorecidos alcançados, quantidade de lançamentos e total. Ver lançamentos abre a fatura para mostrar o que ela quitou.

A aba usa a mesma barra de filtros (Novo formato): a busca por número da fatura ou observação fica à vista, e o botão Filtrar traz a data do pagamento e a forma de pagamento.

O total da fatura não fica gravado: é somado dos lançamentos na hora, então nunca diverge do que ela de fato contém.

A fatura é a unidade do pagamento

A partir do momento em que entra numa fatura, o lançamento não é baixado, estornado, acertado nem excluído individualmente. Para desfazer, use Estornar na aba Faturas: todos os lançamentos dela voltam para a pagar e a fatura sai.

Nas listagens, a linha faturada mostra o número da fatura e o aviso "estorne por ela" no lugar do botão de desfazer.

Conceitos relacionados

• Situações que geram lançamento, vínculo com a OS e o acionamento do recurso — aba Financeiro das 12_4 - Parâmetros.
• Comissões — a apuração por especialista das despesas com favorecido: 08_5 - Comissões.
• Formas de pagamento — 09_3 - Formas de Pagamento.
• Permissão — rotina "Lançamentos" (Visualizar / Editar), em 12_1 - Usuários.
• Vendas que geram receita — 08_2 - PDV e 08_3 - Pedidos.
• Custo e margem da OS — 05 - Ordens de Serviço.