Ordens de Serviço

A Ordem de Serviço (OS) é o coração do sistema. É nela que se registra cada equipamento ou serviço recebido, seu andamento, peças e serviços aplicados, valores e histórico completo.

Quem acessa. A rotina Ordens de Serviço tem duas permissões no cadastro de usuários: visualizar (consultar as OS e imprimir) e editar (abrir, alterar, cancelar e concluir). Quem só visualiza abre a OS em modo de consulta, com o aviso "Somente visualização — seu usuário não tem a permissão de editar Ordens de Serviço", e não vê o botão Nova OS. Veja 12_1 - Usuários.

Listando ordens de serviço

Acesse o menu Ordens de Serviço para ver a lista. Nela você pode:

• Pesquisar por cliente, número da OS, número de série ou tags, no campo de busca, e clicar em Buscar.
• Filtrar pelo botão Filtrar (veja abaixo).
• Escolher as colunas que aparecem na tabela, pelo ícone no canto do cabeçalho (veja abaixo).
• Ordenar pelas colunas (número, cliente, produto, situação etc.) clicando no título da coluna — os filtros aplicados são preservados.
• Abrir uma ordem para ver os detalhes.

Ao clicar na opção dos três (3) pontos ao lado do botão de editar a OS é apresentado o menu de ações rápidas, que permite imprimir documentos e clonar a OS, para aproveitar informações de uma OS existente no sistema.

Filtrando a listagem (Novo)

A busca por texto fica sempre à vista. Os demais filtros ficam no botão Filtrar, que abre uma caixa com:

Clique em Aplicar filtros para filtrar (a busca digitada vai junto). O botão Filtrar passa a mostrar quantos filtros estão aplicados, e cada filtro aparece como uma etiqueta abaixo da busca: o × da etiqueta tira só aquele filtro, e Limpar filtros tira todos.

Os filtros acompanham a paginação, a ordenação e o botão Voltar da OS. Entrar na tela pelo menu ou recarregar a página começa a listagem do zero, sem filtros.

Com o estabelecimento principal, a listagem também mostra as OS dos estabelecimentos vinculados, que podem ser abertas apenas para consulta.

Escolhendo as colunas da tabela (Novo)

No canto direito do cabeçalho da tabela, acima da coluna de ações, há um ícone discreto — passando o mouse aparece a dica "Personalização de colunas". Ele abre a lista do que pode aparecer na listagem: as colunas de sempre (cliente, produto, situação, tags, garantia, entrada e valor) e mais Chamado (o chamado que gerou a OS), Especialista, Previsão de entrega e Agendamento.

Marque o que quer ver, clique em Aplicar e a tela volta com os mesmos filtros e a mesma página — só com as colunas novas.

• A escolha é de cada usuário: dois operadores da mesma empresa podem acompanhar colunas diferentes na mesma tela.
• Ela fica gravada e vale no próximo acesso, em qualquer computador.
• A coluna OS # não sai da tela: é ela que identifica a linha.
• A coluna Chamado só é oferecida para quem tem a Central de Chamados ligada. Veja 04 - Central de Chamados.
• Em telas estreitas (celular) a tabela continua mostrando só as colunas principais, para não ficar ilegível.

Voltando da OS para a listagem (Novo)

Na tela da OS, o botão Voltar (no topo, antes dos botões de impressão) leva de volta à listagem do jeito que ela estava — mesmos filtros, mesma ordenação e mesma página. A tela rola até a linha da OS que estava aberta e a destaca por alguns segundos, para você continuar de onde parou.

Se a OS foi aberta por um link direto ou em outra aba, o Voltar leva à listagem padrão.

Abrindo uma nova OS

Requer a permissão "Ordens de Serviço — editar".

1. Clique em Nova OS.
2. Selecione o cliente. Se ele ainda não existe, clique em Novo cliente, ao lado do campo, e cadastre-o sem sair da tela (nome, telefone, CPF/CNPJ e e-mail) — ele já volta selecionado. O cadastro rápido requer a permissão "Clientes — editar". O endereço de atendimento é preenchido a partir do cadastro do cliente e pode ser ajustado só para aquela OS.
3. Informe os dados da demanda, conforme o modelo de demanda do estabelecimento (veja 12_4 - Parâmetros):
   • Produto/Equipamento — marca, produto, número de série e data de fabricação;
   • Serviço — categorias de serviço solicitadas e a descrição do serviço.

   Quando o estabelecimento atende Ambos, o modelo escolhido na última abertura já vem pré-selecionado, evitando repetir a escolha a cada nova OS. A lembrança vale enquanto a aba do navegador estiver aberta e pode ser trocada normalmente.

4. Informe a data e hora do agendamento e a forma de pagamento conforme necessário. As formas de pagamento são listadas agrupadas por tipo, com o tipo antes da descrição (ex.: PIX - PIX Banco X). Veja 09_3 - Formas de Pagamento.
5. Defina a situação inicial, a previsão de entrega e se é garantia.
6. Adicione observações (públicas e privadas) e etiquetas/tags.
7. Atribua um especialista/técnico responsável (opcional).
8. Salve para criar a ordem.

Campos obrigatórios configuráveis

Dependendo da configuração do estabelecimento, alguns campos podem ser obrigatórios na abertura:

Se algum campo obrigatório não for preenchido, o sistema exibe a lista de pendências e não salva a ordem.

Detalhe da OS e ações disponíveis

Ao abrir uma ordem, você acessa todas as ações de gestão dela. No topo da tela ficam os botões Voltar, Recibo, Orçamento e Entrega (impressão) e, conforme a situação da OS e o seu usuário, Concluir OS, Cancelar OS, Faturar, Reabrir OS e Excluir — cada um explicado abaixo.

Situação (status)

Altere a situação da OS conforme o andamento (ex.: Aguardando peça, Em reparo). Cada mudança fica registrada no histórico. A descrição das situações pode ser customizada nas configurações do sistema, assim como podem ser desabilitadas as situações que o estabelecimento não precisa.

As situações "Concluído" e "Cancelado" não aparecem na troca manual: elas são aplicadas pelos botões Concluir OS e Cancelar OS. Veja Concluindo uma OS e Cancelando uma OS, abaixo.

Chamado acompanha a OS. Sendo uma OS gerada por um chamado, a mudança de situação também move o chamado de origem, se aquela situação da OS tiver uma situação de chamado vinculada nas configurações — a alteração entra no histórico do chamado. Situação sem vínculo não mexe no chamado. Veja 12_4 - Parâmetros e 04 - Central de Chamados.

Situação que gera lançamento exige forma de pagamento e valor (Novo)

Com o Financeiro Avançado ligado, a situação marcada para gerar receita ou despesa cria o lançamento com a forma de pagamento e o valor da OS. Por isso a OS não entra nessa situação enquanto faltar um dos dois — a troca é recusada com o aviso "Para colocar a OS nesta situação é preciso informar a forma de pagamento e o valor da OS" (ou só o que estiver faltando). Complete a OS e troque a situação de novo. Veja 09_1 - Lançamentos.

Observações / Notas

• Nota pública — visível ao cliente (ex.: no portal e nas impressões).
• Nota privada — interna, apenas para a equipe.

Especialista / Técnico

Atribua ou troque o técnico responsável pela ordem.

Datas

Ajuste datas como agendamento, previsão de entrega e fim da garantia.

Equipamento

• Marca, produto e número de série — requerem a permissão "Marca, produto e nº de série da OS".
• Data de fabricação — pode ser ajustada por quem edita a OS.

Descrição do serviço

Na OS do modelo Serviço, a descrição do serviço pode ser alterada pelo lápis ao lado dela.

O especialista não altera a descrição do serviço nem o endereço de atendimento (Novo). Ele é quem executa o atendimento — não define o que foi contratado nem para onde ir. Os demais usuários que editam a OS fazem a alteração normalmente.

Serviços

Adicione os serviços realizados, cada um com seu valor. É possível remover um serviço já lançado.

Peças

Adicione as peças utilizadas, com quantidade e valor. Também é possível removê-las.

• Leitor de código de barras (Novo) — o campo de busca de peças aceita o código de barras (GTIN) cadastrado na peça: com o leitor, basta bipar a embalagem. Veja 10_1 - Peças.
• Ver imagem da peça (Novo) — a peça do cadastro que tem imagens mostra, ao lado da descrição, o botão Ver imagem. Ele abre as imagens em uma janela sobre a tela, sem sair da OS: com mais de uma imagem, use as setas anterior/próxima (ou as setas do teclado) e as miniaturas abaixo; o ícone do topo abre a imagem em uma nova aba e Esc fecha a janela. As imagens são cadastradas na peça — veja 10_1 - Peças.

Inclusão em sequência (Novo). Ao adicionar um serviço ou uma peça, a tela volta na altura da lista em que você estava — e não no topo da OS — com o cursor já no campo de busca, pronto para o próximo item.

Baixa de estoque

Quando há peça vinculada ao cadastro, o bloco de peças mostra a situação do estoque desta OS: se a baixa já foi feita, quantas unidades saíram e quantas ainda estão no cadastro, com a tabela de Na OS / Baixado / Saldo atual por peça. Saldo negativo aparece em vermelho.

• A saída acontece quando a OS chega a uma situação marcada como Baixa estoque nas 12_4 - Parâmetros.
• Acrescentar peça depois da baixa faz sair só a diferença; voltar a situação não estorna; cancelar a OS devolve o que saiu.
• Estornar estoque devolve manualmente o que esta OS tirou. Requer a permissão "Estoque — editar".
• Peça digitada livremente, sem vínculo com o cadastro, não movimenta estoque.

Veja 10_2 - Controle Estoque e, com a integração ligada, 12_4_1_1 - Olist — a movimentação também é informada ao Olist.

Valores

Registre e ajuste os valores da ordem: taxa e desconto, além do total de serviços e peças. Informe a forma de pagamento da ordem de serviço — a lista traz o tipo antes da descrição e as opções agrupadas por tipo. Logo abaixo, o detalhamento dos custos da OS (peças, serviços, hora técnica e comissão do especialista) e a margem de ganho.

Com o Financeiro Avançado ligado, a OS que chega a uma situação marcada nas configurações passa a gerar os lançamentos correspondentes — a receita cobrada e as despesas de custo (peças e serviços, comissão e hora técnica por especialista). Editada à mão a despesa da OS, ela passa a informar que o custo foi alterado e aponta para o valor que vale. Veja 09_1 - Lançamentos.

Anexos / Arquivos

Faça upload de arquivos (fotos do equipamento, documentos, comprovantes) vinculados à OS.

Os anexos são exibidos em miniatura, para identificar cada arquivo sem precisar abri-lo:

• Imagens (JPG, PNG, GIF, WEBP, entre outras) mostram o próprio arquivo na miniatura.
• Demais arquivos mostram um ícone por categoria, com cor própria e a extensão escrita — PDF, documento, planilha, compactado, vídeo e áudio.

Checklist

Vincule um checklist à ordem, preencha os itens e salve. É possível desvincular o checklist se necessário. Veja 07_6 - Checklists.

Chamado vinculado

Quando a OS foi gerada a partir de um chamado da Central de Chamados, um card indica o chamado de origem, com acesso direto a ele. Veja 04 - Central de Chamados.

Assinatura na OS (Novo)

A OS pode guardar a assinatura (ou rubrica) do cliente, feita na própria tela. O quadro Assinatura fica na coluna da direita, logo antes do Histórico.

Incluindo a assinatura

1. Clique em Incluir assinatura. Abre uma janela com um quadro em branco.
2. O cliente assina ou rubrica no quadro com o mouse, a caneta ou o dedo (em tablet ou celular). Limpar apaga o desenho para começar de novo.
3. Confira o campo Nome de quem assinou — ele já vem com o nome do cliente da OS e pode ser trocado (ex.: quando quem recebe é outra pessoa).
4. Clique em Salvar assinatura.

O quadro passa a mostrar a assinatura, o nome de quem assinou, a data e a hora e o usuário que a registrou.

• Assinar novamente — substitui a assinatura anterior por uma nova.
• Remover — tira a assinatura da OS (o sistema pede confirmação).

Quadro em branco — ou só um ponto, de um clique sem arrastar — não é aceito: a janela avisa "Desenhe a assinatura antes de salvar".

A assinatura só pode ser incluída, trocada ou removida enquanto a OS está aberta para edição: na OS concluída, cancelada ou bloqueada pela situação ela fica apenas para consulta. Requer a permissão "Ordens de Serviço — editar".

Assinatura obrigatória para concluir

Com a regra de conclusão Exigir assinatura ligada em 12_4 - Parâmetros, o quadro mostra o selo Obrigatória para concluir — em amarelo enquanto falta a assinatura, em verde depois de incluída — e o botão Concluir OS só conclui a OS assinada.

A imagem da assinatura fica guardada junto aos anexos da OS. Ela não é incluída nos documentos de impressão.

Concluindo uma OS (Novo)

Requer a permissão "Ordens de Serviço — editar".

O botão Concluir OS leva a ordem para a situação "Concluído". A janela de confirmação avisa que a OS concluída não pode mais ser editada; clique em Confirmar conclusão.

Antes de concluir, o sistema confere as regras de conclusão escolhidas em 12_4 - Parâmetros:

Com o Financeiro Avançado ligado e a situação "Concluído" gerando lançamento, a forma de pagamento e o valor também são exigidos, mesmo sem as regras acima.

Faltando algo, a OS fica onde está e a tela diz exatamente o que falta — por exemplo "Para concluir a OS é preciso informar o valor da OS, a forma de pagamento e a assinatura na OS."

A situação "Concluído" não é escolhida pelo menu. Ela não aparece entre as opções de troca manual da situação, e a OS concluída fica bloqueada para edição: não muda mais de situação nem pode ser cancelada — antes é preciso reabri-la. O topo da OS mostra quando e por quem ela foi concluída.

A conclusão passa pela troca de situação de sempre: gera os lançamentos e baixa o estoque conforme a configuração da situação "Concluído". Sendo uma OS de chamado, com a Central de Chamados ligada, o chamado vai sempre para "Concluído" — vínculo fixo, que não se configura.

Reabrindo uma OS concluída

Reservado ao administrador do sistema (veja 12_1 - Usuários).

Na OS concluída, o botão Reabrir OS ocupa o lugar do botão de concluir. O motivo da reabertura é obrigatório e fica no histórico da OS (e no do chamado, quando ela veio de um). A OS volta para a situação em que estava antes da conclusão e pode ser editada de novo.

Os lançamentos e a baixa de estoque feitos na conclusão continuam valendo: concluir a OS de novo não os repete, e peças acrescentadas depois saem só pela diferença.

Faturando uma OS (Novo)

Requer o Financeiro Avançado ligado e a permissão "Pedidos — editar".

Na OS concluída que ainda não foi recebida no PDV nem lançada em um pedido, aparece o botão Faturar. Ele cria o pedido da OS já faturado, de uma vez, sem sair da tela:

1. Clique em Faturar. A janela mostra o valor que será faturado e o que vai acontecer: a receita entra nos Lançamentos e, com a emissão de notas configurada, saem as notas fiscais — as peças numa nota (NF-e ou NFC-e) e os serviços em outra (NFS-e), conforme a configuração de vendas em 12_4 - Parâmetros. Sem a emissão configurada, a janela informa que só a receita será lançada.
2. Escolha a forma de pagamento — ela já vem com a da OS. O valor inteiro vai nessa forma.
3. Confira o CPF/CNPJ na nota — vem o do cliente da OS; em branco, vale o do cliente.
4. Clique em Confirmar faturamento.

Para dividir o pagamento em mais de uma forma, não use o botão Faturar: lance a OS pela tela de 08_3 - Pedidos.

Pendências fiscais. Quando algo pode fazer a nota ser recusada — peça sem NCM ou sem perfil tributário, cliente sem CPF/CNPJ ou endereço para a NF-e, serviço sem código de serviço, falta da alíquota de ISS padrão —, a janela mostra a lista "A nota pode ser recusada — complete antes de faturar". É só um aviso: dá para faturar assim mesmo, mas o melhor é completar antes.

Depois de faturar

O quadro verde da OS concluída passa a mostrar "Faturada no pedido", com o link para o pedido e a data do faturamento, e a lista das notas da OS — tipo, número, valor e situação de cada uma (e o motivo, quando a nota foi rejeitada). As notas aparecem como autorizadas assim que a SEFAZ ou a prefeitura responder. Para emitir, reenviar, baixar ou cancelar as notas, use o link do próprio quadro, que leva ao pedido. Veja 08_4 - Notas Fiscais.

• Se o faturamento for recusado, a tela mostra "O faturamento não foi feito" com o motivo. Quando o pedido chegou a ser criado, ele fica em aberto e o quadro da OS indica "No pedido (em aberto)", com o link para concluí-lo pela tela de 08_3 - Pedidos.
• A OS recebida no caixa aparece como "Recebida no PDV", com o link para a venda. Veja 08_2 - PDV.

Cancelando uma OS

Requer a permissão "Ordens de Serviço — editar".

Pelo botão Cancelar OS a ordem é cancelada. O motivo do cancelamento é obrigatório e fica registrado junto de quem cancelou e quando, preservando o histórico. A OS cancelada passa para a situação "Cancelado", não pode mais ser editada e mostra no topo a data, o autor e o motivo do cancelamento.

A situação "Cancelado" não é escolhida pelo menu. Ela não aparece entre as opções de troca manual da situação: quem a aplica é o botão Cancelar OS, que exige o motivo. E a OS cancelada não muda mais de situação por ali.

A OS concluída não é cancelada direto: primeiro o administrador precisa reabri-la.

OS de chamado: o que fazer com o chamado

Sendo uma OS gerada por um chamado, a caixa de cancelamento traz a chave Cancelar também o chamado #N para decidir o destino dele:

• Desligada (padrão) — só a OS é cancelada e o chamado volta para a fila, na situação "Aberto": outro especialista poderá assumi-lo, e uma nova OS será gerada. Veja 04_1 - Alocação Automática.
• Ligada — a OS e o chamado são cancelados. O chamado vai para "Cancelado", a busca automática em andamento é encerrada e ele não volta para a fila.

O chamado já encerrado (concluído ou cancelado) fica como está nos dois casos.

Reabrindo uma OS cancelada

Reservado ao administrador do sistema (veja 12_1 - Usuários).

Na OS cancelada, o botão Reabrir OS ocupa o lugar do botão de cancelar. Ele devolve a ordem para a situação de entrada e desfaz o registro do cancelamento — a OS volta a ser editável. A passagem pelo cancelamento e pela reabertura continua no histórico da OS e, quando ela veio de um chamado, também no histórico dele.

A reabertura trata apenas da OS: o chamado vinculado fica na situação em que está.

Excluindo uma OS (Novo)

Reservado ao administrador do sistema (veja 12_1 - Usuários).

O botão Excluir só aparece para o administrador e só na OS que:

• ainda está na situação "Entrada"; e
• não veio de um chamado — a OS de chamado é o registro da alocação daquele especialista e, para desfazê-la, deve ser cancelada.

A exclusão remove a OS e tudo o que está ligado a ela (serviços, peças, anexos, histórico) e não pode ser desfeita — o sistema pede confirmação. Fora dessas condições, use o cancelamento, que preserva o histórico.

Endereço de atendimento

O endereço mostrado na OS é o do cadastro do cliente, a menos que a OS tenha um endereço próprio — aí a etiqueta "Endereço próprio da OS" aparece ao lado.

Para alterar, clique no lápis ao lado do endereço, na tela da OS: abre uma caixa com os campos do endereço, busca automática por CEP e dois atalhos de preenchimento:

• Usar endereço do cliente — traz o endereço do cadastro do cliente;
• Copiar endereço do chamado #N — só aparece quando a OS veio de um chamado, e traz o endereço de atendimento dele.

Passando o mouse sobre cada atalho, o endereço que ele vai copiar aparece na dica. O atalho só preenche os campos — a alteração ainda precisa ser salva.

Não há permissão própria para isso — basta a OS estar aberta para edição (OS cancelada ou bloqueada não permite a alteração). O usuário especialista não altera o endereço de atendimento (Novo): o lápis não aparece para ele.

• Salvar com o endereço igual ao do cadastro do cliente (ou em branco) faz a OS voltar a seguir o cliente, inclusive se o cadastro dele mudar depois.
• Na OS vinda de um chamado, a alteração vale só para a OS — o chamado de origem continua com o endereço do pedido do cliente.

Vindo do chamado: alterar o endereço de atendimento na edição do chamado atualiza também as OS em vigor geradas por ele — é o mesmo atendimento nos dois lugares. OS já cancelada não é alterada. Veja 04 - Central de Chamados.

Garantia

Marque a OS como garantia quando o atendimento for coberto. Esse indicador aparece no Painel e nos relatórios.

Histórico de eventos (log)

Toda alteração relevante da ordem (mudança de situação, conclusão, cancelamento, reabertura e seus motivos etc.) é registrada em um histórico de eventos, permitindo auditoria e acompanhamento de quem fez o quê e quando.

Impressão

A partir da OS é possível gerar documentos para impressão — comprovante de recebimento, orçamento e termo de entrega, pelos botões Recibo, Orçamento e Entrega do topo da tela. Veja 05_1 - Impressão.