Configurações

A tela Configurações reúne os parâmetros operacionais das Ordens de Serviço e Chamados, como o controle das situações (status) disponíveis, alertas/texto padrão entre outros além das informações do desenvolvedor e suporte do sistema.

Requer a permissão "Editar dados da empresa e usuários".

Ordem de Serviço

Parâmetros da OS

Regras de conclusão da OS

O que a OS precisa ter para o botão Concluir OS levá-la à situação "Concluído". Faltando algo marcado, a OS não é concluída e a tela avisa o que precisa ser informado.

Com o Controle Financeiro ligado e a situação "Concluído" marcada para gerar receita ou despesa, valor e forma de pagamento são exigidos mesmo sem as regras marcadas.

Situações da OS

Controle quais situações (status) ficam disponíveis para uso nas Ordens de Serviço, defina uma descrição personalizada para cada uma e quais bloqueiam a edição da OS:

• Utilizar — habilita/desabilita a situação para seleção nas OS. Se nenhuma situação estiver marcada como "Utilizar", todas as situações ativas do sistema ficam disponíveis.
• Descrição personalizada — texto alternativo exibido no lugar do nome padrão da situação (ex.: renomear "Em reparo" para "Em manutenção").
• Situação do chamado — situação de chamado que acompanha esta situação da OS (veja abaixo). Disponível apenas com a Central de Chamados ativa.
• Bloqueia edição — impede alterações na OS enquanto ela estiver nessa situação (ex.: Concluída/Entregue). Só é possível marcar esta opção se a situação estiver habilitada em "Utilizar".
• Baixa estoque (Novo) — a OS que entra nessa situação dá saída das peças que consumiu (veja abaixo). Como o "Bloqueia edição", só pode ser marcada em situação habilitada em "Utilizar".

Apenas usuários com a permissão "Editar dados da empresa e usuários" conseguem mudar a situação de uma OS bloqueada para desbloqueá-la.

A situação "Cancelado" é fixa. Ela aparece na lista marcada como Fixa, com "Utilizar" e "Bloqueia edição" sempre ligados e travados, sem "Baixa estoque" (o cancelamento estorna as peças), sem geração de receita ou despesa e com o vínculo de chamado fixo em "Cancelado". Dela, só a descrição personalizada é configurável — quem a aplica é o botão Cancelar OS, que exige o motivo, e a volta é a reabertura da OS pelo administrador. Veja Ordens de Serviço.

A situação "Concluído" também é fixa. Marcada como Fixa, tem "Utilizar" e "Bloqueia edição" sempre ligados e travados. Nela continuam configuráveis a descrição personalizada, a baixa de estoque e a geração de receita e despesa. O vínculo com a situação de chamado é fixo: com a Central de Chamados ligada, a OS concluída leva o chamado que a gerou para "Concluído". Quem a aplica é o botão Concluir OS, que confere as regras de conclusão, e a volta é a reabertura pelo administrador, com motivo obrigatório.

Baixa de estoque pela OS

Marcando Baixa estoque em uma situação, toda OS que chegar nela dá saída, do cadastro de peças, das peças vinculadas ao cadastro que ela consumiu — na quantidade lançada na própria OS. Peça digitada livremente na OS, sem vínculo com o cadastro, não movimenta estoque.

• O saldo pode ficar negativo se a OS consumir mais do que havia no cadastro. É intencional: travar em zero esconderia que o estoque estava errado. O negativo aparece destacado nas telas e no alerta de estoque mínimo.
• A opção nasce desligada para todos — quem já operava sem baixa continua assim até configurar.

Sem essa configuração o saldo só muda por digitação, mas continua sendo usado pelo alerta de estoque mínimo e pelos relatórios. Veja Suprimentos/Controle Estoque.

Vínculo com a situação do chamado

Com a Central de Chamados ativa, cada situação da OS ganha a coluna Situação do chamado. Escolhendo uma situação ali, toda OS que passar para essa situação leva o chamado que a gerou para a situação vinculada, mantendo os dois lados na mesma posição do fluxo.

• As opções oferecidas são as situações de chamado cadastradas pelo estabelecimento: as descrições personalizadas de cada situação base, agrupadas por ela — ou a própria situação base, quando ela não tem descrição cadastrada.
• O padrão é Não vincular: a situação da OS não mexe no chamado.
• Renomear uma descrição personalizada não desfaz o vínculo; excluí-la desfaz automaticamente.
• Desligar a Central de Chamados esconde a coluna e suspende o efeito, mas preserva os vínculos já cadastrados — eles voltam a valer ao religar o recurso.

A mudança de situação feita pela OS entra no histórico do chamado. Veja Central de Chamados.

Alertas e Texto Padrão

• Alerta de Atraso (dias) — OS sem atualização por esse número de dias passam a ser marcadas como atrasadas (destaque visual nas listagens).
• Aviso de OS agendada (minutos antes) — quantos minutos antes da data e hora agendadas o especialista vinculado à OS recebe uma notificação do agendamento. Use 0 para não notificar. Veja Notificações.
• Nota padrão da OS — texto pré-preenchido no campo de observação ao criar uma nova OS.

Clique em Salvar Configurações para gravar as alterações.

Modelo de demanda

Chamados

Central de Chamados

Recurso adicional. Ao acionar, o valor mensal passa a ser somado à cobrança e aparece em Meu Plano.

O bloco Central de Chamados liga e desliga o recurso. Com ele desligado, o menu de chamados, as configurações descritas abaixo e a permissão "Editar chamados" ficam ocultos — desligar não apaga os dados já cadastrados.

Com o recurso ativo, ficam disponíveis:

Visibilidade para o Especialista

• Listar chamados não vinculados — ligado, o especialista vê também os chamados ainda sem especialista, além dos dele. Desligado, ele vê apenas os chamados vinculados a ele e os que a alocação automática está ofertando a ele.

Alocação Automática

Os três tempos que regem a busca por um especialista, informados em segundos:

Os tempos são encadeados: a retentativa cabe dentro da busca, e a busca dentro da espera do cliente. Ao salvar, os tempos menores são ajustados para cima automaticamente.

Quem entra na busca é definido no cadastro do especialista: a disponibilidade (ligada e desligada pelos períodos cadastrados), as categorias e as regiões atendidas. Veja Alocação Automática e Usuários.

Situações de Chamado

As situações base do chamado são fixas (Aberto, Em atendimento, Concluído e Cancelado). Para cada uma delas é possível:

• cadastrar quantas descrições personalizadas quiser (ex.: "Aberto" = Solicitado, Aguardando operador, Despachado);
• escolher a cor de destaque exibida na listagem e no quadro kanban.

As situações cadastradas aqui são as opções oferecidas no vínculo com as situações da OS (veja Vínculo com a situação do chamado, acima). Uma descrição excluída aqui desfaz os vínculos que apontavam para ela.

Veja Central de Chamados e Alocação Automática.

Financeiro

Controle Financeiro

Recurso adicional. Ao acionar, o valor mensal passa a ser somado à cobrança e aparece em Meu Plano como Financeiro Avançado.

O bloco Controle Financeiro liga e desliga o recurso, que traz os menus Financeiro › Lançamentos e Financeiro › Comissões. Com ele desligado, os menus, as configurações descritas abaixo e a permissão "Financeiro Avançado (lançamentos)" ficam ocultos — desligar não apaga os lançamentos já cadastrados.

Ligar o recurso não basta: libere a permissão "Financeiro Avançado (lançamentos)" em Usuários para quem deve acessar o menu. Sem ela, ele não aparece nem para quem tem os demais acessos financeiros.

Vínculo dos lançamentos com a OS

Define o que acontece com a OS quando o lançamento é editado:

No sincronizado, o acerto na OS vale para a receita. A despesa é editável nos dois modos, mas a OS não absorve diferença de custo — taxa e desconto mexem no valor cobrado, não no custo. Ao editar uma despesa de OS, a OS passa a informar que o custo dela foi alterado e aponta para Lançamentos › Despesas, onde fica o valor que vale. Os lançamentos avulsos seguem totalmente editáveis nos dois modos.

Geração de lançamentos pelas situações da OS

O quadro lista as situações da OS com duas marcações independentes — o momento de reconhecer o custo não é necessariamente o da receita:

• Gera receita — a OS que entra nessa situação recebe um lançamento em Lançamentos › Receitas, com a descrição Cobrança da OS nº, o valor total da OS e a data da mudança de situação (lida do histórico da OS).
• Gera despesa — a OS recebe os lançamentos de custo em Lançamentos › Despesas: um com peças e serviços e, havendo especialista vinculado, um de comissão e um de hora técnica por especialista, cada um com ele como favorecido.

Regras da geração:

• Ao salvar, as OS que já estão na situação marcada também são lançadas, com a data do histórico.
• É um conjunto por OS: passar por uma segunda situação marcada não gera outro, e o lançamento excluído à mão não volta.
• Sair da situação não desfaz os lançamentos. A OS cancelada, sim, retira o que ainda não foi baixado.
• Enquanto não baixado nem editado, o lançamento acompanha a OS.

A descrição personalizada e o uso de cada situação continuam sendo definidos na aba Ordem de Serviço.

Veja Financeiro/Lançamentos e Financeiro/Comissões.

Integrações

A aba Integrações é a vitrine das integrações com outros sistemas. Cada uma aparece como um cartão com o nome, o que ela faz e a situação atual; clicar no cartão abre a página da integração, onde ela é ligada e configurada.

As integrações fazem parte do plano e não geram cobrança adicional. Novas integrações aparecem nesta aba automaticamente conforme forem liberadas.

Veja Integrações e Integrações/Olist.

Sobre

Informações do sistema

Na coluna direita da tela ficam disponíveis, apenas para consulta:

• Identidade do sistema — logotipo e versão instalada.
• Informações da empresa desenvolvedora — dados de contato da EOS Sistemas.
• Documentação de Ajuda — link para a documentação/wiki do sistema.
• Documentos Legais — acesso aos Termos de Uso e à Política de Privacidade.

Configurações relacionadas em outras telas

Os dados cadastrais da empresa, logo, e a vinculação de estabelecimentos (multi unidade) foram movidos para a tela Estabelecimento. O plano contratado, cobranças e recursos são geridos em Meu Plano.