Ordens de Serviço

A Ordem de Serviço (OS) é o coração do sistema. É nela que se registra cada equipamento ou serviço recebido, seu andamento, peças e serviços aplicados, valores e histórico completo.

Listando ordens de serviço

Acesse o menu Ordens de Serviço para ver a lista. Nela você pode:

• Pesquisar por cliente, número da OS, equipamento etc.
• Filtrar por situação (status) e garantia.
• Ordenar pelas colunas (número, cliente, produto, situação etc.) clicando no título da coluna — os filtros aplicados são preservados.
• Filtro avançado: Intervalo de data de entrada, previsão de entrega, marca e produto.
• Abrir uma ordem para ver os detalhes

Ao clicar na nova opção dos três (3) pontos ao lado do botão de editar a OS será apresentando o menu de ações rápidas, que irá possibilitar imprimir documentos assim como a nova funcionalidade de clonar OS, para aproveitar informações de uma OS existente no sistema.

Abaixo veja como é o filtro avançado:

Ao clicar no filtro avançada as opções de filtro avançado serão apresentadas! Se for um estabelecimento principal também habilita o filtro por estabelecimento! Observe na imagem acima está listando uma OS de um estabelecimento vinculada a qual poderá ser visualizada pelo estabelecimento principal.

Abrindo uma nova OS

1. Clique em Nova OS.
2. Selecione o cliente. Se ele ainda não existe, é possível criá-lo rapidamente sem sair da tela (criação rápida). O endereço de atendimento é preenchido a partir do cadastro do cliente e pode ser ajustado só para aquela OS.
3. Informe os dados da demanda, conforme o modelo de demanda do estabelecimento (veja Configurações):
   • Produto/Equipamento — marca, produto, número de série e data de fabricação;
   • Serviço — categorias de serviço solicitadas e a descrição do serviço.
4. Informe a data e hora do agendamento e a forma de pagamento conforme necessário.
5. Defina a situação inicial, a previsão de entrega e se é garantia.
6. Adicione observações (públicas e privadas) e etiquetas/tags.
7. Atribua um especialista/técnico responsável (opcional).
8. Salve para criar a ordem.

Campos obrigatórios configuráveis

Dependendo da configuração do estabelecimento, alguns campos podem ser obrigatórios na abertura:

Se algum campo obrigatório não for preenchido, o sistema exibe a lista de pendências e não salva a ordem.

Detalhe da OS e ações disponíveis

Ao abrir uma ordem, você acessa todas as ações de gestão dela:

Situação (status)

Altere a situação da OS conforme o andamento (ex.: Aguardando peça, Em reparo, Concluída). Cada mudança fica registrada no histórico. A descrição das situações agora pode ser customizada nas configurações do sistema, assim como pode ser desabilitada situações que o estabelecimento não precisa.

Observações / Notas

• Nota pública — visível ao cliente (ex.: no portal e nas impressões).
• Nota privada — interna, apenas para a equipe.

Especialista / Técnico

Atribua ou troque o técnico responsável pela ordem.

Datas

Ajuste datas como previsão de entrega e demais marcos da ordem.

Equipamento

• Número de série (requer permissão específica)
• Marca e produto (requer permissão específica)
• Data de fabricação

Serviços

Adicione os serviços realizados, cada um com seu valor. É possível remover um serviço já lançado.

Peças

Adicione as peças utilizadas, com quantidade e valor. Também é possível removê-las.

Financeiro

Requer permissão financeira. Registre e ajuste os valores da ordem (totais, descontos etc.). Informado a forma de pagamento da ordem de serviço. Detalhamento de receitas e despesas da OS de forma rápida e prática, trazendo a margem de ganho da OS.

Anexos / Arquivos

Faça upload de arquivos (fotos do equipamento, documentos, comprovantes) vinculados à OS.

Checklist

Vincule um checklist à ordem, preencha os itens e salve. É possível desvincular o checklist se necessário. Veja Checklists.

Chamado vinculado

Quando a OS foi gerada a partir de um chamado da Central de Chamados, um card indica o chamado de origem, com acesso direto a ele. Veja Central de Chamados.

Cancelando uma OS

Além da exclusão — permitida apenas enquanto a OS está na situação inicial —, é possível cancelar a ordem. O motivo do cancelamento é obrigatório e fica registrado junto de quem cancelou e quando, preservando o histórico.

Sendo uma OS gerada por um chamado, o cancelamento devolve o chamado para a alocação: outro especialista poderá assumi-lo, e uma nova OS será gerada. Veja Alocação Automática.

Garantia

Marque a OS como garantia quando o atendimento for coberto. Esse indicador aparece no Painel e nos relatórios.

Histórico de eventos (log)

Toda alteração relevante da ordem (mudança de situação, ajustes etc.) é registrada em um histórico de eventos, permitindo auditoria e acompanhamento de quem fez o quê e quando.

Impressão

A partir da OS é possível gerar documentos para impressão — comprovante de recebimento, orçamento e termo de entrega. Veja Impressão.